Datenschutzerklärung für Webseitenbesucher, Geschäftspartner und Bewerber

Die Begriffe „HWF“, „wir“, „uns“ und „unser“ beziehen sich in dieser Datenschutzerklärung auf Hemsley Wynne Furlonge GmbH, c/o WeWork, Taunusanlage 8, 60325 Frankfurt.

HWF ist bestrebt, Informationenwie z.B. Namen, Kontaktdaten und ID-Daten, die die Identifizierung einer Person ermöglichen – („personenbezogene Informationen“) und die uns von Dritten zur Verfügung gestellt werden (einschließlich unserer Kunden, der von ihnen beauftragten Versicherer,
Beteiligte in Transaktionen und allen Besuchern von www.hwfpartners.com (die „Website“)) zu schützen. Soweit personenbezogene Daten erhoben werden, werden diese in Übereinstimmung mit anwendbaren Datenschutzgesetzen (wie unten definiert) vertraulich behandelt. Diese
Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden und schützen.

Personenbezogene Daten, die uns zur Verfügung gestellt oder anderweitig von uns erhoben werden, werden von uns ausschließlich in Übereinstimmun mit dieser Datenschutzerklärung verwendet oder verarbeitet. Wir stellen sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutzgesetzen verwendet oder verarbeitet werden (“Datenschutzgesetze“ meint alle Gesetzen, die auf uns anwendbar sind und die sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten und/oder den Datenschutz beziehen, insbesondere die Datenschutzverordnung (EU) 2016/679 und das Bundesdatenschutzgesetz).

HWF ist Verantwortlicher in Bezug auf alle personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen oder die wir anderweitig über Sie erhalten.

Diese Datenschutzerklärung gilt für:

• Personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erfassen (z.B. wenn Sie uns eine Visitenkarte
geben oder Ihre Kontaktdaten auf unsere Webseite hinterlassen; siehe genauer unten))
• Personenbezogene Daten, die wir aus anderen Quellen erhalten (z.B. aus
Geschäftskommunikation oder Transaktionsdokumenten)
• Sensible personenbezogene Daten (nur von Bewerbern und unseren Angestellten)

Diese Datenschutzerklärung erläutert:

• Was wir mit Ihren personenbezogenen Daten machen
• Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
• Wie wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben
• Internationale Transfers
• Unsere Sicherheitsmaßnahmen und Informationen darüber, wann wir Daten löschen.
• Ihre Rechte auf Zugang und Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten
• Websites von Drittanbietern
• Ihr Recht auf Beschwerde

Personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erfassen

Wenn Sie uns kontaktieren (z.B. Senden von E-Mails, Kontaktaufnahme per Telefon oder Besuch der oder Anfrage über die Website), teilen Sie personenbezogene Daten über sich selbst mit, z.B. Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten (Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, etc.). Bei Nutzung unserer Website, können wir auch anonymisierte Daten über Ihre Nutzung der Website für aggregierte Statistiken oder Berichtszwecke erfassen, z.B. Ihre IP-Adresse und die Wahl des Webbrowsers. Einige dieser personenbezogenen Daten werden erfasst und verarbeitet, (i) damit wir einen Vertrag mit Ihnen
abschließen können, (ii) zum Zwecke der Einhaltung gesetzlicher oder behördlicher Vorschriften (iii) aufgrund unserer legitimen Geschäftsinteressen (insbesondere zur Durchführung und Verbesserung
unseres Geschäfts, zur Analyse der Nutzung unserer Website und unserer Dienstleistungen und zur Unterstützung unserer Mitarbeiter, Versicherer und Kunden).

Wenn Sie sich um eine Stelle bei uns bewerben, können wir von Ihnen und Dritten (falls relevant) zusätzliche personenbezogene Daten wie Ihren Lebenslauf und Referenzen erfassen. Sofern Sie nicht zustimmen, dass wir diese Informationen speichern oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen aufbewahren, werden wir diese personenbezogenen Daten in der Regel nur 6 Monate aufbewahren.

Wenn Sie personenbezogene Daten im Namen einer anderen Person angeben, sind Sie dafür verantwortlich, (i) diese Person darüber zu informieren, dass Sie uns deren personenbezogenen Daten zur Verfügung gestellt haben und (ii) sie auf diese Datenschutzerklärung hinzuweisen, damit die andere
Person sehen kann, wie wir ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.

Personenbezogene Daten, die wir aus anderen Quellen erhalten

Wir können Informationen von Dritten erhalten, die personenbezogene Daten von Ihnen erfassen und an uns weitergeben. Zum Beispiel:
Ihr Arbeitgeber kann uns Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer Dienstleistung, die er uns anbietet, oder im Zusammenhang mit Dienstleistungen, die wir unseren Kunden anbieten, zur Verfügung stellen; oder

Wenn Sie sich um eine Stelle bei uns bewerben, erhalten wir möglicherweise personenbezogene Daten über Sie von früheren Arbeitgebern, die Ihre berufliche Laufbahn betreffen.

In diesem Fall ist der Dritte dafür verantwortlich, Sie darüber zu informieren, dass er Ihre personenbezogenen Daten an uns weitergegeben hat, Sie auf diese Datenschutzerklärung hinzuweisen und alle erforderlichen Zustimmungen von Ihnen einzuholen, um sicherzustellen, dass Sie mit der Art und Weise, wie Ihre personenbezogenen Daten verwendet werden, einverstanden sind.

Was wir mit Ihren personenbezogenen Daten machen
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nur, um (a) unsere vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen; (b) die Qualität der Website zu erhalten und die Nutzung der Website zu analysieren, um Verbesserungen voranzutreiben (hierzu setzen wir Google Analytics ein (siehe hierzu weiter unten)); (c) Ihnen Informationen, Produkte oder Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, die Sie von uns anfordern (einschließlich unserer Versicherungslösungen) und mit Ihnen zu korrespondieren; (d) Sie durch unsere Dienstleistungen bei Versicherungslösungen zu unterstützen; (e) Ihre Bewerbung zu bearbeiten; (f) unseren eigenen gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen nachzukommen; und (g) für unsere internen Geschäftsprozesse.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten auch verwenden, um Sie im Business-to-Business-Bereich zu kontaktieren und Sie über Neuigkeiten und Informationen zu unseren Dienstleistungen und Versicherungslösungen zu informieren.

Wenn Sie nicht möchten, dass wir Ihre personenbezogenen Daten auf diese Weise verwenden, informieren Sie uns unter info@hwfpartners.com. Sie können sich auch von Marketing-E-Mails abmelden, indem Sie den Anweisungen in der jeweiligen E-Mail folgen.

Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Für die oben genannten Datenverarbeitungsvorgänge stützen wir uns auf folgende Rechtsgrundlagen:
(a) Datenverarbeitung zur Erfüllung von Verträgen stützen wir auf Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Danach ist
eine Datenverarbeitung gestattet, sofern zur Erfüllung von Verträgen erforderlich.
(b) Datenverarbeitung zur Webseitenanalyse mit Google Analytics (siehe unten)
(c) Datenverarbeitung für Marketing und Informationen zu neuen Produkten stützen wir auf (i) Art 6
Abs. 1 lit a DSGVO („Einwilligungserklärung“) – falls Sie uns eine solche gegeben haben – oder (ii) Art 6
Abs. 1 lit f DSGVO („berechtigtes Interesse“), wobei unser berechtigtes Interesse darin besteht, ihnen
– in moderater Form – Marketinginformationen zukommen zu lassen, an denen sie potentiell
interessiert sind.
(d) Datenverarbeitung zur Unterstützung bei Dienstleistungen und Versicherungslösungen stützen wir
auf Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Danach ist eine Datenverarbeitung gestattet, sofern zur Erfüllung von
Verträgen erforderlich.
(e) Datenverarbeitung im Rahmen einer Bewerbung stützen wir auf Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und § 26
BDSG. Danach ist eine Datenverarbeitung erlaubt, sofern im Hinblick auf die Anbahnung eines
Arbeitsvertrages oder zur Durchführung eines Arbeitsvertrages erforderlich.
(f) Datenverarbeitung zur Erfüllung unserer eigenen gesetzlichen und regulatorischen Verpflichtungen
stützen wir auf Art 6 Abs. 1 lit c DSGVO („Datenverarbeitung zur Erfüllung einer gesetzlichen
Verpflichtung“).
(g) Datenverarbeitung für unsere internen Geschäftsprozesse stützen wir auf Art 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
(„berechtigtes Interesse“), wobei unser berechtigtes Interesse darin besteht, die notwendigen
internen Geschäftsprozesse durchzuführen.

Wie wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben
Wir stellen sämtliche geschäftsbezogenen Daten auch der Hemsley Wynne Furlonge LLP, einer Limited Liability Partnership registriert in England & Wales unter der Registernummer OC393222 („HWF LLP“) zur Verfügung, soweit dies erforderlich ist, um Anfragen von Kunden gemeinsam zu bearbeiten.

Wenn es für die Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen oder für unsere internen Geschäftsprozesse erforderlich ist, können wir Ihre personenbezogenen Daten an unsere Versicherer, Lieferanten,
Auftragnehmer, verbundenen Unternehmen, Berater, Regulierungsbehörden, Wirtschaftsprüfer, Technologieanbieter und/oder Dritte und alle ordnungsgemäß bevollmächtigten Vertreter oder mit den vorgenannten Dritten verbundene Unternehmen weitergeben.

Falls ein Dritter alle (oder einen wesentlichen Teil) des Geschäftsbetriebes und/oder der Vermögenswerte von HWF erwirbt, kann HWF Ihre personenbezogenen Daten auch im Zusammenhang mit der Übernahme an diesen Dritten weitergeben. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht verkauft.

HWF ist befugt, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen, wenn dies geltendem Recht entspricht oder gegenüber einer Behörde (einschließlich Finanzämtern) oder einer Strafverfolgungsbehörde dazu verpflichtet ist. HWF ist ferner befugt, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen, wenn dies
erforderlich ist, um eine vertragliche Vereinbarung oder sonstige Rechte von HWF oder Konzerngesellschaften von HWF oder unserer Auftragnehmer, Geschäftsführer oder Mitarbeiter zu schützen oder durchzusetzen. Dazu gehört auch der Informationsaustausch mit anderen Unternehmen
und Organisationen zum Zwecke der Betrugsprävention.

Internationale Transfers
Alle personenbezogenen Daten, die HWF erhält, werden auf in Großbritannien belegene Server von HWF übertragen und dort gespeichert. Wir ergreifen Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff und vor unrechtmäßiger Verarbeitung, versehentlichem Verlust, Zerstörung und Beschädigung zu schützen.

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist es in einigen Fällen erforderlich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den oben genannten Zwecken an einen Bestimmungsort außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) übermitteln. Sie können auch
von Mitarbeitern außerhalb des EWR verarbeitet werden, die für uns oder eine Konzerngesellschaft oder für einen unserer Lieferanten oder tätig sind. Dieses Personal kann unter anderem an der Erfüllung von Verträgen, der Verarbeitung von Daten oder der Erbringung von Unterstützungsleistungen beteiligt sein.

Wir werden alle vernünftigerweise notwendigen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass Ihre personenbezogenen Daten sicher und in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung und den Datenschutzgesetzen behandelt werden, wenn sie an einem Ort außerhalb des EWR verarbeitet oder anderweitig abgerufen werden. Dies bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte außerhalb des EWR weitergeben, wenn (a) sich dieser Dritte in einem Land befindet, dem von
der Europäischen Kommission angemessener Schutz von personenbezogenen Daten bestätigt wurde,
(b) der Dritte sichim Wege eines schriftlichen Vertrages mit den von der Europäischen Kommission
genehmigten „Standardvertragsklauseln“ oder durch einen anderen von der Europäischen
Kommission genehmigten Mechanismus zur Datenweitergabe bereit erklärt hat, alle durch Datenschutzgesetze geforderten Schutzmaßnahmen für Ihre personenbezogenen Daten zu ergreifen,
(c) wir Ihre ausdrückliche Zustimmung dazu haben oder (d) wir anderweitig über eine Rechtsgrundlage für eine solche Weitergabe verfügen. Wenn eine Übertragung im Rahmen eines schriftlichen Vertrages erfolgt, haben Sie das Recht, eine Kopie der in diesem Vertrag enthaltenen Sicherheitsvorkehrungen unter info@hwfpartners.com anzufordern. Ab dem Zeitpunkt, zu dem Großbritannien aus der EU ausgetreten ist, werden wir durch die in diesem Absatz genannten vertraglichen Maßnahmen, insbesondere die Standardvertragsklauseln, sicherstellen, dass Ihre personenbezogenen Daten auch auf unseren in Großbritannien belegenen Servern weiterhin gemäß der Standards der EU verarbeitet
werden.

Ihre Daten werden insbesondere an HWF LLP weitergegeben. Mit HWF LLP wurden Standardvertragsklauseln abgeschlossen, die ein für alle Betroffenen angemessenes Datenschutzniveau sicherstellen. Dies gilt auch für die folgenden IT-Dienstleister und Softwareprovider, an die Ihre personenbezogenen Daten durch HWF LLP übermittelt werden können
und mit denen HWL LLP gemäß den Standardvertragsklauseln entsprechende Datenschutzregeln zur Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus vereinbart hat.

NUMATA BUSINESS IT (PTY) LTD („NUMATA“), 86-90 Paul Street London, EC2A 4NE United
Kingdom („NUMATA“), für die Bereitstellung von Hosting-Dienstleistungen für den Betrieb
unserer Webseite.

Xero Limited, WELLINGTON (HQ) XERO ONE, 19-23 Taranaki Street, Te Aro, Wellington 6011 („Xero“), für die Bereitstellung der Buchhaltungs-Software. Der Auftragsverarbeitungsvertrag mit Xero kann unter https://www.xero.com/about/legal/terms/data-processing-terms/
eingesehen werden.
Salesforce.com Inc., Salesforce Tower, 415 Mission Street, 3rd Floor, San Francisco, CA 94105 („Salesforce“) als Anbieter einer Cloud-Computing Lösung für unser Customer Relationship Management. Der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Standardvertragsklauseln von
Salesforce können unter
https://c1.sfdcstatic.com/content/dam/web/en_us/www/documents/legal/Agreements/data-processing-addendum.pdf eingesehen werden.

Unsere Sicherheitsmaßnahmen und Löschfristen
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur so lange aufbewahren, wie sie benötigt werden, in keinem Fall länger als durch DSGVO und BDSG gestattet.

Obwohl HWF geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergreift, um die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten zu schützen, kann keine Übertragung über das Internet niemals sicher gewährleistet werden. Bitte beachten Sie daher, dass die Sicherheit aller
personenbezogenen Daten, die Sie über das Internet an den HWF übermitteln, nicht gewährleistet werden kann und daher jede Übertragung auf Ihr eigenes Risiko erfolgt. Sobald wir Ihre Daten erhalten
haben, greifen die beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen zur sicheren Aufbewahrung.

Ihre Rechte auf Zugang und Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten
Sie haben die folgenden Rechte:
• Sie können kostenfrei Kopien der personenbezogenen Daten, die der HWF über Sie besitzt, sowie Informationen darüber, wie sie verarbeitet werden, erhalten;
• Sie können von HWF verlangen, dass unrichtige personenbezogene Daten berichtigt oder ergänzt werden;
• Sie können HWF auffordern, Ihre personenbezogenen Daten zu löschen oder deren Verarbeitung einzustellen, wenn kein Rechtsgrund mehr für die Verarbeitung/Speicherung besteht;
• Sie können verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen eingeschränkt wird;
• Sie können verlangen, dass Ihre personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen verschoben, kopiert oder übertragen werden;
• Sie können verlangen, nicht einer Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruht (einschließlich der Erstellung von Profilen) , die
Rechtswirkungen für Sie erzuegt oder Sie erheblich beeinträchtigt; und
• Das Recht auf Beschwerde (siehe unten)

Wenn Sie eines der oben genannten Rechte ausüben möchten, schreiben Sie eine E-Mali an info@hwfpartners.com.

Websites von Drittanbietern
Die Website kann Links zu anderen Websites enthalten, die von Dritten betrieben werden. Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzerklärung nur für die personenbezogene Daten gilt, die HWF über unsere Website sammelt, und HWF ist nicht verantwortlich für personenbezogene Daten, die Dritte
über deren Website sammeln, speichern oder verwenden. Sie sollten immer die Datenschutzerklärung jeder Website, die Sie besuchen, sorgfältig lesen.

Recht auf Beschwerde
Wenn Sie Fragen oder Beschwerden in Bezug auf die Art und Weise, unserer Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie uns bitte unter info@hwfpartners.com. Sie haben zudem jederzeit das Recht, sich mit einer Beschwerde an eine europäische Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.

Cookies und Google Analytics
Bevor wir ein Cookie auf Ihrem Computer speichern, sehen Sie möglicherweise eine Nachricht auf unserer Website, die beschreibt, welche Arten von Cookies wir verwenden und welche Informationen
sie möglicherweise sammeln. Wir können auch Banner und Pop-ups verwenden, um Ihnen Optionen zur Verwendung von Cookies zu geben.
Sie können die Verwendung von Cookies auch über Ihre Browsereinstellungen verwalten (so können Sie die Einstellung aller oder einiger Cookies ablehnen) und Ihr Browser-Anbieter kann Sie möglicherweise auffordern, Ihre Einstellungen zu bestätigen. Beachten Sie jedoch: wenn Sie alle
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(siehe oben) ein, um Ihren Browser zu identifizieren. Die durch die Cookies erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Webseite werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir haben allerdings die IP-Anonymisierungsfunktion auf dieser
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Rechtsgrundlage und Opt-Out für Google Analytics
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten durch Google Analytics stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Dieser Erlaubnistatbestand gestattet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des „berechtigten Interesses“ des Verantwortlichen, soweit nicht Ihre Grundrechte, Grundfreiheiten oder Interessen überwiegen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Analyse der Nutzung unserer Webseite. Sie können die Übermittlung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre
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Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten durch Google Analytics
Der Personenbezug wird unmittelbar durch die Teillöschung der IP-Adressen entfernt, so dass nur
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